「PDFをFAXで送る」というキーワードで検索してこの記事にたどり着いたあなたは、PDF形式の文書をFAXで送信したいと考えているのでしょう。ご安心ください。この記事では、インターネットファックスを利用してPDFを送信する際に考慮すべきポイントや適した文書形式について詳しく解説していきます。
PDFはデジタルな文書形式として広く使用されています。そのため、PDF形式の文書をFAXで送信する際には、インターネットファックスを活用することがおすすめです。なぜなら、インターネットファックスではデジタルデータとして送信されるため、PDFファイルをそのまま送ることができます。これにより、文書のデザインやレイアウトが維持され、受信側でも正確な情報を確認できます。
しかし、PDFをFAXで送る際にはいくつかのポイントに注意が必要です。まず、PDFファイルのサイズに注意しましょう。大きなファイルサイズのPDFは送信に時間がかかるだけでなく、通信容量を消費します。効率的な送信をするためには、必要最低限の解像度や圧縮設定を選択することが重要です。
また、PDF内に埋め込まれた画像や図表がある場合には、その品質も考慮しましょう。FAXは紙媒体として受信されるため、解像度や色再現性に制約があります。必要に応じて、画像の圧縮や色の変換などを行い、適切な品質とファイルサイズのバランスを保つことが重要です。
この記事では、インターネットファックスを利用してPDFを送信する際に適した文書形式や設定について詳しく解説していきます。PDFをFAXで送る際のポイントや注意事項を押さえながら、スムーズな文書の送信を実現しましょう。最後までご覧いただき、PDFをFAXで効果的に活用する方法について知識を深めてください。
インターネットFAXに適した文書は何？
インターネットFAXは、メールだけでやり取りできない文書をFaxの形にして相手に送れるという便利さで、多くの会社や個人にとって有用なツールになっています。
コスト削減にもなりますし、データ管理も楽などいろいろなメリットがありますが、具体的にインターネットFAXで利用するのに適した文書にはどんなものがあるでしょうか？
基本的にどこの会社もPDF形式の文書を受信にも送信にも採用しているのが一般的です。
PDFファイルはadobe社開発の文書ファイル形式で、いわば電子形態の紙といったところです。PDFには圧縮機能があり、ネット経由のやり取りにおいて時間短縮ができるというメリットがあるファイル形式です。またセキュリティに優れているという事や、パソコンのプラットフォームや使う端末に関係なく、もとの文書の形態を高い精度でキープしやすいというメリットもあります。
違うパソコンを使ったりレイアウトがおかしいという経験をした人も少なくないかもしれませんが、PDFではレイアウト崩れなどが起きないのでデータのやり取りをするファイル形式としては理想的なのです。
インターネットFAXではPDF以外の文書形式も送れるか
もちろんインターネットFAXで扱えるファイル形式はPDFだけではありません。JPGやワード（.doc）、エクセル(.xlsx)、パワーポイント(.pptm)、TXTファイルなどいろいろな形態が使えます。送りたいデータとそれを作成するプログラムにはいろいろありますが、これらのファイル形式は非常に汎用性が高いので、これらの形式をカバーしていれば多くのニーズをカバーできるでしょう。
ただ扱えるファイル形式に関しては各社対応が違います。
受信に関しては多くの業者がPDFにしていますが、「BizFAX」という会社ではそれに加えてJPGやTIFといった画像ファイルでも受信できるようにしています。画像を頻繁に使う業種や業務であればBizFAXを選択すると利便性が高いでしょう。
もちろんPDFをパソコンで変換することも可能ですから、ファイル形式だけでなくコストやその他のサービスで総合的に判断して選ぶと良いでしょう。
例えばスマホ（スマートフォン）のアプリが配信されているかどうか、市外局番を国内外自由に選べるかといった点です。
会社は信頼性が何よりも大事ですから、スマホが使えて外出先でもスムーズな対応ができたり、大都市の市外局番が使えるなど、押さえておきたい機能を持ち合せた業者を選ぶ必要があります。
インターネットFAXならエクセル・ワードも簡単に送信可能
インターネットFAXに適した文書としてPDFを紹介しましたが、上記でも説明した、マイクロソフト社が販売している
ビジネスツール（アプリ）のエクセル（Excel）で作成した表やワード（Word）で作成した文書等も、そのまま送信可能。
オフィス製品を利用して企業も数多くあるので便利ですね。
エクセルやワードの機能として、文章を作成後保存すれば、メーラーを立ち上げなくて添付のような作業を行わなくても
メニューの共有から直接インタネットFAX送信が可能です。
アドレス欄にインターネットFAXとして契約しているメールアドレスを入力する事で手軽にFAX送信が出来てしまいます。
ビジネスを効率化するインターネットファックス。
通常業務で使うことの多い、ソフトにも対応しているので安心ですね
また、インターネットFAXを利用すると、紙のFAXでは実現不可能だった
一斉送信も可能になるので、送り忘れや漏れの対策になる他、1回の処理でFAX送信可能なので時間短縮にもなります
インターネットFAXの一斉送信に関しては、以下のページで詳しく解説しています。
コメント